يؤكد التدفق المستمر للعناوين العالمية التي تحذر من الأعاصير والزلازل والاضطرابات السياسية والأوبئة واسعة الانتشار على أهمية التخطيط المسبق لضمان إبعاد الموظفين عن الأذى أثناء حالات الطوارئ. في الواقع ، يعد التخطيط المسبق جزءا مما تسميه صناعة السفر "واجب الرعاية" - تطوير السياسات والإجراءات للتخفيف من المخاطر المتوقعة للموظفين الذين يسافرون إلى الخارج.
ووفقا لمنظمة "إنترناشيونال إس أو إس"، وهي مزود خدمات عالمي يقوم بتقييم وإدارة المخاطر وعمليات الإجلاء، فإن التهديدات الأمنية هي السبب الرئيسي لأكثر من نصف (58 في المائة) من اضطرابات السفر، تليها الكوارث الطبيعية (43 في المائة) والمخاطر داخل البلد (41 في المائة).
"آخر شيء تريد القيام به هو الانتظار حتى تحتاج إلى شيء من هذا القبيل للذهاب للتسوق من أجله" ، يحذر الرئيس التنفيذي لشركة Private Jet Services Greg Raiff ، الذي توفر شركته واجب الرعاية للعديد من العملاء. "عليك أن تخطط لما هو غير متوقع. لا يكلف الأمر سوى الوقت لضمان فحص البائعين والموافقة عليهم وأن لديك خطة استجابة للطوارئ ". في هذه المرحلة ، كما يقول ، "إن مهمتنا هي تقليل المتاعب من اللحظة التي يقال لنا" اذهب ".
يلعب مديرو سفر الشركات دورا أساسيا، كما يقول رائف. ويوضح قائلا: "غالبا ما يكونون نقطة الاتصال الأكثر قيمة لدينا لأنهم يفهمون المعلومات المطلوبة والقضايا اللوجستية التي يواجهها المسافرون". "قد نحتاج إلى إخراج 800 عامل على عجل. نحن نعمل في شراكة لأننا نفكر في نفس الشيء. إنه يكمن في التفاصيل مثل جوازات السفر ووثائق السفر والنقل بالحافلات إلى المطار ، وليس فقط معرفة إلى أين تذهب لطائرة عريضة البدن ".
على الرغم من أن التخطيط المسبق هو مطلب في بلدان مثل المملكة المتحدة وكندا ، إلا أنه غالبا ما يكون غير موجود بالنسبة للعديد من مديري سفر الشركات ، وخاصة أولئك من الشركات الصغيرة ذات الموارد المحدودة.
"حالات الطوارئ هي فكرة لاحقة لمعظم الناس" ، يلاحظ الدكتور بريندان أنزالون ، الرئيس التنفيذي وكبير المسؤولين الطبيين في AeroMD. "معظم الناس لا يعرفون من أين يبدأون أو بمن يتصلون أو ما إذا كانوا جيدين. هذا هو السبب في أن مفتاح النجاح هو التخطيط المسبق، بما في ذلك كل شيء بدءا من التأكد من تحديث وثائق السفر واللقاحات وحتى جمع المعلومات الاستخباراتية عن المخاطر.
فيما يتعلق بماهية الموارد الطبية ثم تخطيط الطرق للوصول إلى موارد أفضل. ويؤكد أن الجزء الأصعب من عملنا هو تجاوز الروتين الحكومي وتلبية المتطلبات الأمنية. ولهذا السبب من الأهمية بمكان أن تكون وثائق السفر متاحة بسهولة والعلاقات في وقت مبكر".
يوافق الدكتور روبرت كويجلي ، نائب الرئيس الأول لشركة SOS الدولية والمدير الطبي الإقليمي للأمريكتين ، على ذلك. ويوضح قائلا: "يواجه المسافرون تحديات لغوية وموارد وثقافية أثناء حالات الطوارئ وتريد أن تخفف عنهم ذلك في أقرب وقت ممكن". "جمال نموذجنا هو أنه لا يعرف حدودا. مهمتنا هي العمل مع الشركات وإنشاء شراكة لرعاية موظفيها ، وتوفير كل شيء بدءا من تقييم مسارات المخاطر ، بما في ذلك تنبيهات السلامة المرورية على الطرق والموارد الطبية وغيرها في المنطقة ".
قد تكون ISOS ، التي تقوم بعمليات إجلاء طبي خجولة فقط من 20,000 سنويا ، معروفة ب Medaire - أول مكالمة بين أطقم الطيران والعاملين الطبيين عندما تكون هناك حالة طبية طارئة على متن الطائرة.
والأسوأ من ذلك ، وفقا لأبحاث الصناعة ، هو حقيقة أن مديري السفر في الشركات قد لا يدركون حتى أن إدارة المخاطر للموظفين الذين يسافرون إلى الخارج أو يعملون في الخارج هي جزء مهم من واجبهم في مسؤوليات الرعاية.
تظهر نظرة على خريطة مخاطر السفر لعام 2018 الخاصة ب ISOS المخاطر التي يواجهها المسافرون بالفعل. يضيف كويجلي: "هذا جزء من واجب الرعاية الأساسي للشركة حول كيفية الاستعداد لمساعدة موظفيها".
يقول أكثر من نصف مديري السفر (53٪) أن التحدي الأكبر هو تثقيف الموظفين حول مخاطر السفر.
يقول: "واجب الرعاية موضوع قريب وعزيز على قلوبنا ، وقد كنا مسؤولين عن جعله جزءا من اللغة العامية في مجال إدارة مخاطر السفر". "هذا يتعلق بأكثر من مجرد التزام قانوني أو أخلاقي. يتعلق الأمر بفعل الشيء الصحيح ويجب أن يكون جزءا أساسيا من تخطيط أي شركة. إذا كنت تعرف أن منطقة معينة تتعرض للأصول البشرية تعاني من اضطرابات مدنية وليس لديها خطط استجابة للطوارئ ، فأنت لا تفي بواجبك في الرعاية ، وفي بعض البلدان ، يقع ذلك تحت القانون الجنائي ".
ينصح خبراء أمن السفر بأنه يتعين على الشركات أيضا تحديد معايير تقديم خدمات واجب الرعاية ، بما في ذلك كيفية معالجة المشكلات عندما يكون الموظفون في رحلاتهم الجانبية في عطلة نهاية الأسبوع أثناء العمل أو في إجازة. ويتمثل جزء من المشكلة في الارتباك بشأن ما إذا كان واجب مسؤولية الرعاية يقع على عاتق إدارات الموارد البشرية أو الأمن أو السفر، مما يوضح أهمية وجود خطوط واضحة للسلطة.
غالبا ما تكون السرعة هي الجوهر ، كما يقول رائف. ويوضح قائلا: "أحد الأسباب الرئيسية لاستخدام طيران رجال الأعمال هو قدرته على الاستجابة السريعة لاحتياجات العملاء". "يمكننا أن نحلق جوا في غضون ساعتين ، لكن هذا لن يحدث ما لم تكن لديك بالفعل علاقاتك في مكانها الصحيح. كما أن استخدام طيران رجال الأعمال يعني أيضا تحويلات أقل ومسارات أكثر مباشرة وخدمة أسرع".
يشرح أنسالون من AeroMD أهمية الاتصال المحلي لشركته. "قبل أن نطلق خدماتنا ، استغرقت عمليات الإجلاء الطبي في منطقة البحر الكاريبي أياما للموافقة على التأمين وترتيب رحلات الطيران العارض للنزول من فلوريدا. يقع مقر شركتنا في المنطقة ، لذلك قمنا بتقليل وقت الانتظار بشكل كبير إلى ساعات. تتخصص AeroMD في النقل من مستشفى إلى مستشفى في الطائرات ذات الأجنحة الثابتة التي تقدمها خطوط Boehlke الجوية الدولية. Boehlke هو مقر شركة مستأجرة في سانت كروا.
" حالات الطوارئ هي فكرة لاحقة لمعظم الناس. هذا هو السبب في أن مفتاح النجاح هو التخطيط المسبق "
يردد أنزالون صدى ISOS و Private Jet Services في تحديد إجراءات الإخلاء الطبي ، مع التأكيد على أهمية وجود مهنيين طبيين بدوام كامل في الفريق. لدى ISOS 1,400 خبير طبي في جميع أنحاء العالم بينما لدى AeroMd و PJS فرقهما الأساسية الخاصة من المهنيين بما في ذلك الأطباء والممرضات والمسعفين ، الذين يعملون كمرافقين أثناء الرحلات الجوية.
يقول أنزالون: "نتشاور مع الأطباء المحليين لتقييم المريض وما إذا كان لائقا للسفر أم لا". "هل من الآمن للمريض أن يطير؟ هل هي مستقرة ، أم ربما يجب أن ننتظر يوما إضافيا حتى تصبح أكثر استقرارا؟ بعد ذلك ، نحدد إلى أين هم ذاهبون ، ومع Boehlke ، أفضل طريقة للوصول إلى هناك. تعمل Boehlke مع العائلات أو مديري السفر أو أقسام رحلات الشركات لإدارة الحجز والرحلة. كل عملية إخلاء فريدة من نوعها. لا يوجد نهج قطع ملفات تعريف الارتباط. عليك أن تعرف العملية لكل نوع من أنواع الطوارئ، سواء كانت طبية أو إعصار أو زلزال أو هجوم إرهابي".
يتم إجراء حوالي 75 بالمائة من عمليات الإجلاء الطبي ل ISOS عبر شركات الطيران التجارية. تعتمد ISOS ، مثل Private Jet Services ، على فرق من خبراء الطيران الذين لا يعرفون شركات الطيران فحسب ، بل يحافظون أيضا على علاقات مع شركات طيران رجال الأعمال ويمكنهم تحديد الطائرة المناسبة للمهمة ، بما في ذلك وحدة العناية المركزة الطائرة. تمكنت AeroMD من إدارة العديد من حالات الطوارئ الطبية من النوبات القلبية والنزيف داخل الجمجمة إلى صدمات حوادث السيارات.
يشرح رائف مشاركة خدمات الطائرات الخاصة في خطط التخفيف من المخاطر. يقول: "يتم جلبنا من قبل إدارات استمرارية الأعمال والأمن في الشركات أكثر من مديري السفر". "هذا جزء من خطة استمرارية أعمال الشركة التي تخطط مسبقا للطوارئ. يجب عليك فحص الشركات التي ستستخدمها للتأكد من أنها تلبي معاييرك. يجب أن تكون هناك سياسات وإجراءات وبروتوكولات مطبقة لإدارة أي نوع من المخاطر ويجب حفرها وتحديثها بشكل دوري".
كما يوضح أن العقود تغطي جميع العناوين الرئيسية التي رأيناها على مر السنين ، بما في ذلك الأوبئة والبراكين وحوادث المحطات النووية والإضرابات العمالية وحتى إفلاس شركات الطيران المفاجئ.
يقول: "تعريفنا لحالة الطوارئ هو عندما يتعين عليك الحصول على شخص ما في مكان ما بسرعة ولا يمكنك فعل ذلك مع الطيران التجاري". "هل تذكرون عندما أغلق بركان أيسلندا المجال الجوي التجاري بين أوروبا والولايات المتحدة؟ هذا هو الوقت الذي بدأنا فيه العمل ووصلنا الناس إلى حيث يحتاجون إلى الذهاب. لدينا شبكة من الموارد ووكلاء الطائرات والموظفين على أساس عالمي مدربين على رعاية أي طارئ ".
جزء من التخطيط المسبق هو ضمان أن شركة السفر تفي بالمعايير. يوضح رائف: "لدينا اتفاقيات مع عملائنا حيث نتجاوز الكثير من العقبات لنصبح مزودا معتمدا". "يجب أن يكون لدينا تأمين ضد المسؤولية وأن يكون لدينا وثيقة قانونية تسمح للعميل بحجز الرحلات بنقرة زر واحدة."
ومع ذلك ، يحذر من أن التخطيط المسبق ليس سوى الخطوة الأولى. "هذه ليست مسألة واحدة وانتهت. يجب عليك نفض الغبار عن البرنامج ، والقيام ببعض التدريبات ، وتحديث أرقام الهواتف والمصرح لهم بالتعاقد على مثل هذه الخدمات. يمكنك جدولة مكالمات منتظمة للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. وخلال موسم الأعاصير، على سبيل المثال، لدينا مكالمات تخطيط أسبوعية لعملائنا في منطقة الخليج الأمريكية".
في النهاية، يخلص رائف، إلى أن الفكرة هي أن تكون الخطة جاهزة وجاهزة للعمل إذا لزم الأمر، كلما دعت الحاجة. "نريد أن نعرف أن الجميع يرى السهم الأحمر الكبير الذي يقول" ابدأ من هنا "عندما يحدث شيء ما."
التخطيط المسبق هو الخطوة الأولى لإنشاء هذا السهم الأحمر الكبير.