关于飓风、地震、政治动荡和流行病泛滥的全球头条新闻络绎不绝，这些都强调了预先规划的重要性，以确保员工在紧急情况下不受伤害。事实上，预先规划是旅游业所谓的 "照管责任 "的一部分，即制定政策和程序，降低员工出国旅行的可预见风险。
根据评估和管理风险与疏散的全球服务提供商国际 SOS 的数据，安全威胁是造成一半以上（58%）旅行中断的主要原因，其次是自然灾害（43%）和国内风险（41%）。
"私人飞机服务公司首席执行官格雷格-雷夫（Greg Raiff）提醒说："你最不愿意做的事情就是等到你需要这样的东西时才去购买。"他的公司为众多客户提供责任关怀服务。确保供应商通过审查和批准，并制定好应急计划，除了花费时间外，不需要任何成本。他说，"在这一点上，我们的工作就是从被告知'开始'的那一刻起，将麻烦降到最低"。
雷夫说，企业差旅经理发挥着不可或缺的作用。"他解释说："他们往往是我们最有价值的接触点，因为他们了解所需的信息和差旅人员面临的后勤问题。他解释说："我们可能需要让 800 名工人匆忙离开。我们是合作关系，因为我们的想法是一致的。这体现在护照、旅行证件和机场巴士接送等细节上，而不仅仅是知道去哪里乘坐宽体飞机。
虽然在英国和加拿大等国家，预先规划是一项要求，但对于许多企业差旅经理，尤其是那些资源有限的小公司来说，这往往是不存在的。
"AeroMD 首席执行官兼首席医疗官 Brendan Anzalone 博士指出："对大多数人来说，紧急情况都是事后才想到的问题。"大多数人不知道从何入手，也不知道该找谁，更不知道自己是否有能力应对。这就是为什么成功的关键在于预先计划，包括确保旅行证件和疫苗都是最新的，以及收集风险情报
他说，"我们的工作最难的部分是通过政府的繁文缛节和满足安全要求。他坚持说："我们工作中最难的部分是通过政府的繁文缛节和满足安全要求。这就是为什么提前准备好旅行证件和各种关系是如此重要"。
国际 SOS 高级副总裁兼美洲地区医疗总监罗伯特-奎格利（Robert Quigley）博士对此表示赞同。"他解释说："在紧急情况下，旅行者面临着语言、资源和文化方面的挑战，你希望尽快为他们解除这些困难。他解释说："我们这种模式的优点在于不分国界。我们的工作是与公司合作，为其员工的护理建立合作伙伴关系，提供从评估行程风险，包括道路交通安全警报以及该地区的医疗和其他资源等一切服务。
ISOS 每年执行近 20,000 次医疗后送任务，其最著名的项目可能是 Medaire--当机上出现医疗紧急情况时，机组人员和医务人员之间的第一通电话。
然而，根据行业研究，更糟糕的是，企业差旅经理甚至可能没有认识到，对出国旅行或在海外工作的员工进行风险管理是其注意义务责任的重要组成部分。
ISOS的2018年旅行风险地图显示了旅行者实际面临的风险。"Quigley补充说："这是公司首要注意义务的一部分，即公司应如何准备为员工提供帮助。
超过一半的差旅经理（53%）表示，最大的挑战是教育员工了解差旅风险。
"他说："注意义务是我们非常重视的一个主题，我们一直在努力使其成为旅行风险管理领域的一项重要内容。"这不仅仅是一项法律或道德义务。这关乎做正确的事，应该成为任何公司规划的基本组成部分。如果你知道一个特定的人力资产暴露地区正在经历内乱，却没有制定应急计划，那么你就没有履行你的注意义务，在某些国家，这属于刑法范畴。
旅行安全专家建议，公司还必须确定提供看护责任服务的参数，包括如何解决员工在出差或度假期间周末自行外出旅行时出现的问题。问题的部分原因是对照看责任是由人力资源部门、安全部门还是差旅部门承担的认识不清，这说明了明确权限的重要性。
雷夫说，速度往往是关键。"他解释说："使用公务航空的主要原因之一是它能够快速响应客户需求。他解释说："我们可以在两小时内到达目的地，但除非你已经建立了良好的关系，否则这是不可能的。使用公务航空还意味着更少的改道、更直接的航线和更快的服务"。
AeroMD 的 Ansalone 解释了公司与当地联系的重要性。"在我们推出服务之前，加勒比海地区的医疗后送需要数天时间等待保险审批和安排包机从佛罗里达飞来。我们公司的总部就设在该地区，因此我们已将等待时间大幅缩短至数小时。AeroMD 专门从事医院到医院的转运，由 Boehlke International Airways 提供固定翼飞机"。Boehlke 是一家总部位于圣克罗伊岛的包机公司。
"对大多数人来说，紧急情况都是事后才想到的。这就是为什么成功的关键在于预先计划 "
Anzalone 与 ISOS 和私人飞机服务公司一样，概述了医疗后送的程序，强调了团队中配备全职医疗专业人员的重要性。ISOS 在全球拥有 1,400 名医疗专家，而 AeroMd 和 PJS 则拥有自己的核心专业团队，包括医生、护士和医护人员，他们在飞行过程中担任护送人员。
"Anzalone 说："我们会与当地医生商议，评估病人是否适合旅行。"病人乘坐飞机是否安全？他们的病情是否稳定，或者我们是否应该多等一天，让他们的病情更加稳定？然后，我们确定他们的目的地，并与 Boehlke 一起确定到达目的地的最佳方式。博科公司与家属、旅行经理或公司飞行部门合作，管理预订和飞行。每一次撤离都是独一无二的。没有一成不变的方法。你必须了解每种紧急情况的处理流程，无论是医疗还是飓风、地震或恐怖袭击"。
ISOS 约 75% 的医疗后送都是通过商业航空公司完成的。ISOS 和私人飞机服务公司一样，依靠航空专家团队，他们不仅了解航空公司，还与公务航空公司保持着良好的关系，能够为任务确定合适的飞机，包括飞行重症监护室。AeroMD 处理过各种医疗紧急情况，从心脏病发作、颅内出血到车祸创伤。
Raiff 解释了私人飞机服务公司参与风险缓解计划的原因。"他说："与旅行经理相比，我们更多地是由公司业务连续性和安全部门引入的。他说："这是公司业务连续性计划的一部分，该计划对突发事件进行预先规划。你必须对要使用的公司进行审查，确保他们符合你的标准。必须制定政策、程序和协议来管理任何类型的风险，并且必须对其进行演练和定期更新。
他还解释说，合同涵盖了我们多年来看到的所有头条新闻，包括大流行病、火山爆发、核电厂事故、罢工，甚至航空公司的突然破产。
"他说："我们对紧急情况的定义是，当你必须快速将某人送往某个地方，而商业航空又无法做到这一点时。"还记得冰岛火山导致欧洲和美国之间的商业空域关闭吗？那时我们就开始行动，把人们送到他们需要去的地方。我们在全球范围内拥有一个资源、飞机代理和员工网络，经过培训，可以应对任何突发事件。
预先规划的一部分就是确保旅游公司符合标准。"Raiff 解释说："我们与客户签订了协议，在协议中，我们要跨过重重障碍，才能成为获得批准的供应商。"我们必须有责任保险，并有一份法律文件，允许客户通过点击一个按钮来预订航班。
不过，他提醒说，预先规划只是第一步。"这不是一劳永逸的事情。你必须掸去程序上的灰尘，做一些演习，更新电话号码和那些被授权承包此类服务的人。你要安排定期通话，确保每个人都在同一起跑线上。例如，在飓风季节，我们每周都会与美国海湾地区的客户进行规划通话。
最后，雷夫总结说，我们的想法是制定计划，并在需要时随时准备好。"我们希望每个人都能看到一个红色箭头，上面写着'从这里开始'。
预先规划是创建红色大箭头的第一步。