ハリケーン、地震、政情不安、伝染病の蔓延を警告する世界的な見出しが絶え間なく流れ、緊急時に従業員を確実に危険から遠ざけるための事前計画の重要性が強調されている。実際、事前計画は旅行業界が「注意義務」と呼ぶものの一部であり、海外に出張する従業員の予見可能なリスクを軽減するための方針と手順の策定である。
リスクと避難を評価・管理するグローバル・サービス・プロバイダーであるインターナショナルSOSによると、旅行中断の主な理由は安全保障上の脅威が半数以上（58％）を占め、次いで自然災害（43％）、国内リスク（41％）となっている。
「プライベート・ジェット・サービスのCEOであるグレッグ・ライフ氏は、「このようなことが必要になるまで、買い物に行くのを待つのは一番避けたいことです。「不測の事態に備えなければなりません。ベンダーを吟味し、承認し、緊急時の対応策を講じておくことは、時間以外の何物でもありません」。その時点で、"ゴー "と言われた瞬間から面倒を最小限にするのが私たちの仕事です」と彼は言う。
コーポレート・トラベル・マネージャーは重要な役割を担っている。「必要な情報や旅行者が直面するロジスティクスの問題を理解しているためです。「私たちは800人の従業員を大急ぎで送り出す必要があるかもしれません。私たちは同じことを考え、協力し合っています。パスポートや旅行書類、空港までのバス移動といった細部に至るまでです。
英国やカナダなどでは事前計画が義務付けられているが、多くの企業の出張担当者、特に経営資源が限られている小規模企業の出張担当者には存在しないことが多い。
「AeroMDのCEO兼最高医療責任者であるブレンダン・アンザローン医師は、「緊急事態は、ほとんどの人にとって後回しにされるものです。「たいていの人は、何から始めればいいのか、誰に連絡すればいいのか、自分たちが役に立つのか、わからないものです。だからこそ成功の鍵は、渡航書類やワクチンが最新であることの確認からリスク情報の収集まで、あらゆることを含めた事前計画なのです
医療資源がどの程度あるのかを把握し、より良い医療資源にたどり着くためのルートを計画する。私たちの仕事で一番難しいのは、お役所的な手続きを通過し、セキュリティ要件を満たすことです。だからこそ、渡航書類をすぐに入手でき、前もって人間関係を築いておくことが非常に重要なのです」。
インターナショナルSOSの上級副社長兼米州地域メディカル・ディレクターであるロバート・クイグリー医師も、これに同意する。「旅行者は緊急時に、言語、資源、文化的な問題に直面します。「私たちのモデルの優れた点は、国境がないことです。私たちの仕事は、企業と協力し、従業員のケアのためのパートナーシップを構築することであり、旅程のリスク評価から、交通安全アラート、地域の医療その他のリソースまで、あらゆるものを提供することです」。
年間20,000件弱の医療搬送を行うISOSは、機内で医療緊急事態が発生した際に、乗務員と医療関係者の間で最初に電話をかける「メデア」で最もよく知られているかもしれない。
しかし、業界の調査によると、企業の出張管理者は、従業員の海外出張や海外勤務に対するリスク管理が、安全配慮義務の重要な一部であることを認識していない可能性がある。
ISOSの2018年版トラベル・リスク・マップを見れば、旅行者が実際に直面するリスクがわかる。「これは、企業が従業員を支援するためにどのような準備をすべきかという、最優先の注意義務の一部です」とクイグリーは付け加える。
出張管理者の半数以上（53％）は、出張リスクについて従業員を教育することが最大の課題であると回答している。
「安全配慮義務は私たちにとって身近で重要なテーマであり、私たちは旅行リスク管理の分野でこの言葉を定着させる役割を担ってきました。「これは法的義務や道徳的義務以上のものです。これは法的、道徳的な義務以上のもので、正しいことをするということであり、あらゆる企業の計画の基本的な部分であるべきです。人命が危険にさらされる特定の地域が内乱に見舞われていることを知りながら、緊急時対応計画を策定していないのであれば、注意義務を果たしていないことになり、国によっては刑法に触れることになる。
また、出張中や休暇中に従業員が週末に個人的な出張に出かけた場合の問題にどのように対処するかなど、企業は注意義務サービスを提供する際のパラメーターを設定する必要があると、トラベル・セキュリティの専門家は助言している。問題のひとつは、安全配慮義務の責任が人事部、警備部、出張部のいずれにあるのかをめぐる混乱であり、権限系統を明確にすることの重要性を物語っている。
スピードはしばしば本質的なものである、とレイフは言う。「ビジネス航空を利用する主な理由のひとつは、顧客のニーズに迅速に対応できることです」と彼は説明する。「私たちは2時間で空へ飛び立つことができますが、すでに人間関係が構築されていない限り、それは実現しません。また、ビジネス・アビエーションを利用することは、迂回が少なく、直行便が多く、サービスが迅速であることを意味します。"
AeroMDのアンサローンは、同社が地元に密着していることの意義をこう説明する。「私たちがサービスを開始する前は、カリブ海での医療搬送には、保険の承認やフロリダからのチャーター便の手配に何日もかかっていました。当社はこの地域に拠点を置いているため、この待ち時間を数時間にまで大幅に短縮することができました」。AeroMDは、Boehlke International Airwaysが提供する固定翼機による病院間搬送を専門としています」。Boehlkeはセントクロイに本社を置くチャーター会社である。
"緊急事態はほとんどの人にとって後回し。だからこそ成功の鍵は事前計画 "
アンザローンは、ISOSとプライベート・ジェット・サービスが医療避難の手順を説明する際に、チームに専任の医療専門家がいることの重要性を強調した。ISOSは世界中に1,400人の医療専門家を擁し、AeroMdとPJSは医師、看護師、衛生士を含む専門家で構成されるコアチームを持ち、フライト中のエスコート役を務める。
「現地の医師と協議して、患者を評価し、渡航に適しているかどうかを判断します」とアンザローネは言う。「患者にとって飛行機は安全なのか？安定はしているのか、あるいは安定するまで1日余計に待つべきなのか。それから行き先を決め、そこに行くための最良の方法をボーケと一緒に考えます」。ボーケ社は、ご家族、旅行マネージャー、または企業のフライト部門と協力して、予約とフライトを管理します。すべての避難はユニークです。型にはまったアプローチはありません。医療、ハリケーン、地震、テロ攻撃など、緊急事態の種類に応じたプロセスを知っておく必要があります」。
ISOSの医療搬送の約75％は、民間航空会社を利用している。ISOSはPrivate Jet Servicesと同様、航空会社に詳しいだけでなく、ビジネス航空会社との関係を維持し、空飛ぶICUを含むミッションに適切な航空機を特定できる航空専門家のチームを頼りにしている。AeroMDは、心臓発作や頭蓋内出血から交通事故の外傷まで、さまざまな医療緊急事態を管理してきた。
レイフ氏は、プライベート・ジェット・サービスがリスク軽減計画に関与していることを説明する。「私たちは、出張管理者よりも、企業の事業継続やセキュリティ部門から依頼されることが多いのです。「これは企業の事業継続計画の一部で、不測の事態に備えて事前に計画を立てるものです。利用する会社が自社の基準を満たしているかどうかを吟味する必要があります。あらゆるリスクを管理するための方針、手順、プロトコルが必要であり、それらは訓練され、定期的に更新されなければならない。
また、パンデミック、火山、原子力発電所の事故、労働争議、さらには突然の航空会社の倒産など、私たちが長年にわたって目にしてきたすべてのヘッドラインをカバーする契約についても説明している。
「私たちの緊急事態の定義とは、誰かをある場所に迅速に運ぶ必要があり、民間航空ではそれができない場合です」と彼は言う。「アイスランドの火山でヨーロッパとアメリカの間の民間空域が閉鎖されたことを覚えていますか？アイスランドの火山でヨーロッパとアメリカの間の商業空域が閉鎖されたときを覚えているだろうか？私たちは、あらゆる不測の事態に対処できるよう訓練されたリソース、航空機代理店、従業員のネットワークをグローバルに展開しています」。
事前計画の一環として、旅行会社が基準を満たしていることを確認する。「承認されたプロバイダーになるためには、多くのハードルを飛び越えなければなりません。「賠償責任保険に加入し、クライアントがボタンを1回クリックするだけでフライトを予約できるような法的文書を用意しなければなりません」。
しかし、事前の計画は最初の一歩に過ぎない。「これは1回で終わる問題ではない。プログラムのホコリを払い、訓練を行い、電話番号を更新し、そのようなサービスを契約する権限を持つ者を更新しなければならない。定期的に電話をかけて、全員が同じページにいることを確認するのです。例えば、ハリケーンの季節には、米国湾岸地域のクライアントのために毎週プランニング・コールを行っています」。
結局のところ、必要なときに必要なプランがすぐに実行できるようにしておくことだ、とレイフは結論づける。私たちは、何かが起こったときに、"ここから始めなさい "という大きな赤い矢印を誰もが見ることができるようにしたいのです」。
事前計画は、大きな赤い矢印を生み出す第一歩だ。