El uso de la aviación privada no sólo eliminó una pesadilla logística, sino que ahorró a la empresa casi 100.000 dólares.

A diferencia de los viajes íntimos de uno o tres pasajeros, más típicos de la aviación privada, las empresas a menudo necesitan trasladar a miles de empleados para reuniones de todos los mandos, viajes de incentivo o convenciones. El reto consiste en llevarlos a todos al mismo tiempo, alimentados, descansados y listos para empezar a trabajar.

Esa era la tarea a la que se enfrentaba una empresa de Boston que necesitaba trasladar a 1.600 empleados de su sede a San Diego para asistir a un evento el mismo día. La empresa podría haber recurrido a las compañías aéreas, pero 1.600 empleados equivalen a cinco aviones 747 llenos, y la misión consistía en trasladarlos en un plazo de dos horas.

Las compañías aéreas habrían dispersado a los empleados entre decenas de vuelos que llegaban a distintas horas del día. 

La respuesta de la empresa para la misión fue sencilla. La complejidad de semejante empresa la llevó a recurrir a Private Jet Services, que, con una experimentada consultoría de aviación, se convirtió en el único punto de contacto que reunió a todos los proveedores y contratos en una única solución racionalizada, con la que se ahorraron 57 dólares por persona o casi 91.200 dólares en comparación con los vuelos comerciales. PJS prestó un servicio directo, eliminando todas las tasas de cambio, equipaje, cancelación o transferencia. 

Con más de 15 años de experiencia en la prestación de servicios logísticos de principio a fin para estos desplazamientos masivos, PJS se ha ganado a pulso la prestación de servicios logísticos y de transporte para los principales grupos musicales que realizan giras mundiales cada año y para equipos de fútbol americano profesionales y universitarios con exigentes calendarios de partidos. 

Para la misión de Boston a San Diego, los especialistas en logística de PJS se reunieron primero con la empresa para trazar una estrategia que pudiera ejecutarse con precisión militar y consiguiera que los empleados llegaran al destino en el plazo de dos horas. Se asignó a ocho veteranos empleados de PJS la gestión de la operación, dividiendo sus responsabilidades entre la sede central de la empresa y las instalaciones aeroportuarias de PJS.

PJS organizó el transporte terrestre desde la sede hasta las instalaciones aeroportuarias, eliminando el caos que supondría la llegada simultánea de miles de coches al aeropuerto. El transporte se coordinó minuciosamente, utilizando un sistema de seguimiento por GPS para optimizar el espaciado y escalonar las llegadas al aeropuerto para garantizar que no se produjeran retrasos en los trámites de seguridad y embarque.

Además de contratar a la tripulación de vuelo y de cabina, PJS asignó un experimentado conserje a cada vuelo, garantizando que los pasajeros recibieran una experiencia personalizada, con espacio de trabajo y WiFi para una constante conectividad aire-tierra. PJS también coordinó el catering y el entretenimiento a bordo para garantizar que los empleados estuvieran descansados y preparados. A su llegada a San Diego, otro empleado de PJS gestionó todas las actividades de llegada, incluido el transporte terrestre hasta el destino final de la reunión. Toda la operación se supervisó 24 horas al día, 7 días a la semana, para garantizar que no hubiera ningún fallo.  

Lo que antes era un reto abrumador para una empresa de Boston, se convirtió en una transición fluida de costa a costa que ahorró horas de tiempo improductivo en tránsito y, lo que es igual de importante, dinero. Todo lo que hizo falta fue recurrir a los expertos para ejecutar un ejercicio complejo.